想选一个适合小型企业的文档管理工具

[Simality]

科技类的小公司，生产方面的主要文件就是机械、硬件、固件、软件之类的项目文档。这些是需要版本控制的。

其它方面的文档包括日常的票据、差旅安排、备忘、邮件等等。涉及到企业运作的所有方面。纸质的可以通过扫描或拍照方式建立电子索引，然后用档案柜实施归档。

网上似乎没有这类工具的横评，更不用提国内国外产品比较，开源、免费、一次性付费、定期付费等等的分类。

我的需求首先是需要方便通过数据库检索。应当有一个最基本的分类方式，就是每个文件的物理存储路径应该是透明的，通过某种自动或手动的方式分配地址。这样方便管理物理硬盘。在此基础上通过数据库建立多个维度的属性用来归档和检索，比如根据起止日期、根据文档扩展名、根据部门、根据人员权限神马的。

其次是方便管理，有时候这些属性可能会相互影响，比如原先只有三个部门，那么部门属性里面就有三个成员。每个文档的权限属性里面就都是对三个成员允许或禁止。现在添加了第四个部门，那么之前所有文档中都会新增第四个成员，到底默认是允许还是禁止，这个细节用什么样的策略管理……可能事情完全不是我想的这个样子，可能有更成熟的架构去达到同样的目的，愿闻其详。

方便管理还意味着任何员工不需要经过复杂的培训就可以在撰写、阅读、修改自己负责的文档之后顺手归档到服务器中。另外远程管理和脱机管理功能最好能有。如果员工出差在外，有网络的可以通过网络连接服务器，如果没有网络，也应当能有一个客户端缓存一下操作，待网络恢复后再自动同步。

最后是扩展性，企业将来发展大了，软件的规模和架构无法适应企业本身的架构，那么这个工具的供应商产品系列中是否有更高端的产品可供选用？企业当然希望可以通过增量升级方式来向下兼容以前的数据库，用最低的精力与财力成本实现无缝过渡。另外文档中蕴藏的潜在信息通过数据挖掘可以提供非常有价值的参考信息，可以帮助管理者更清晰地认识到企业历史与现状，实现更理性的、有前瞻性的决策。文档管理系统是否有这样的接口，与BI类的软件接驳实现这类数据分析？

不知有没有朋友做过这方面的调研？送100分欢迎讨论。

[Simality]

引用 2 楼 jason_dct 的回复:

你可以先研究一下 sharepoint的 对于文档管理的功能非常强大 。 也可以考虑 sitecore IBM 和Oracle的东西有点复杂 如果公司规模 不是特大，到是不推荐。

好的，非常感谢。免费的和开源的小规模应用很多，我就是不了解这行有没有公司针对不同规模的企业都提供产品的。要是规模大了不得不换一家的产品来搞，有导入工具也好。不然那可费劲了。

[段传涛]

你可以先研究一下 sharepoint的 对于文档管理的功能非常强大 。 也可以考虑 sitecore IBM 和Oracle的东西有点复杂 如果公司规模 不是特大，到是不推荐。

[Simality]

引用 4 楼 jason_dct 的回复:

你是要用于公司哦， 免费的开源的 出了问题， 你都不知道找谁问。 如果公司部出钱 你只能这样了。 不过风险和利益并存 看你们重视什么。

不是非得免费。主要是觉得小规模公司这点需求，可能没有多少收费的公司愿意搭理。我自己开的公司，只要功能对口，我愿意出钱买正版付费的。

[段传涛]

引用 3 楼 Alex_rcpilot 的回复:

[quote=引用 2 楼 jason_dct 的回复:] 你可以先研究一下 sharepoint的 对于文档管理的功能非常强大 。 也可以考虑 sitecore IBM 和Oracle的东西有点复杂 如果公司规模 不是特大，到是不推荐。

好的，非常感谢。免费的和开源的小规模应用很多，我就是不了解这行有没有公司针对不同规模的企业都提供产品的。要是规模大了不得不换一家的产品来搞，有导入工具也好。不然那可费劲了。[/quote] 你是要用于公司哦， 免费的开源的 出了问题， 你都不知道找谁问。 如果公司部出钱 你只能这样了。 不过风险和利益并存 看你们重视什么。

[段传涛]

那就先搭建个sharepoint 自己先玩，觉得合适 就扩展。 有什么问题 可以这里来问。 Oracle 和IBM 自己是搭建不了的。 也可以选择 office 365 的sharepoint online。 其他免费的小软件 真不太清楚， 你可以在网上找找。

[Justin-Liu]

先拿免费的sharepoint foundation用着啊~

[划水小鱿鱼]

试试seafile

[jasonden]

引用 5 楼 Alex_rcpilot 的回复:

[quote=引用 4 楼 jason_dct 的回复:] 你是要用于公司哦， 免费的开源的 出了问题， 你都不知道找谁问。 如果公司部出钱 你只能这样了。 不过风险和利益并存 看你们重视什么。

不是非得免费。主要是觉得小规模公司这点需求，可能没有多少收费的公司愿意搭理。我自己开的公司，只要功能对口，我愿意出钱买正版付费的。[/quote] 香港四专科技有限公司，专注于文档安全管理和图像分析技术领域十年。 刚刚看了楼主的需求，我们有一套完整的解决方案，就楼主描述来看，可以满足90%您的需求； 下面说说几点： 1. 文档分类管理，可根据公司组织架构，每个部门不同的文档进行分类， 建立索引，便于检索； 2. 文档格式： 支持常用格式: word, excel , powerpoint , PDF, JPG，TIFF等； 像记账凭证、报销单、送货单、合同等，可通过扫描工作站， 直接归档到文档系统； 3. 权限体系：可根据您说的按部门、按角色来设定权限，我们有多级授权机制， 可保障文档的安全访问； 4. 检索： 文档的检索基于用户的权限范围， 可根据索引、文件创建日期、格式，创建人等进行检索； 5. 网络架构： FNP企业文档管理系统一套成熟WEB系统， 基于客户公司的网络架构，外出的同事可以访问到公司的档案。 我们亦有客户提出在公司内，用Ipad来查阅档案。 6. 扩展性： 系统底层架构提供WebService API接口，可以很好的与其他系统整合。 以上回复，希望能够帮助到您规划系统； 详细方案可以私信，或者发邮件 [e-mail]进行探讨。 谢谢！

[jasonden]

漏说了一点： 版本管理： 文档被编辑后，可自动升级版本、并保留历史版本的记录 操作日志： 可根据文档查谁看过、改过的记录。 也可根据用户查看过哪些、操作过哪些文档，便于核查；

[qq_23251199]

都很厉害吗?做什么呢

[jasonden]

引用 12 楼 qq_23251199 的回复:

都很厉害吗?做什么呢

在看屏幕

[jiangjunxm]

漏说了一点： 版本管理： 文档被编辑后，可自动升级版本、并保留历史版本的记录 操作日志： 可根据文档查谁看过、改过的记录。 也可根据用户查看过哪些、操作过哪些文档，便于核查；

[jiangjunxm]

漏说了一点： 版本管理： 文档被编辑后，可自动升级版本、并保留历史版本的记录 操作日志： 可根据文档查谁看过、改过的记录。 也可根据用户查看过哪些、操作过哪些文档，便于核查；

[KDY_M_Files]

推荐你用免费的凯德云M-Files试试看。简单易用。

[IT大佬倌]

免费的sharepoint foundation版本的用，再上个免费的OpenShare，文档管理门户都解决

[andy0618]

孜创文件管理软件，实现文件共享，多用户访问，用户权限分配，运行在局域网和互联网上，使您能随时随地使用本软件。多用户访问使用，精细的划分用户对于文件的权限，可对于不同的公司职位设置不同的权限，有效的对文档进行优化、分类、搜索、预览，非常适合文件量大而且多人共用的单位或个人 详情请看: http://www.sichuangsoft.cn/web/ZCFileMS.asp 试用地址: http://www.sichuangsoft.cn/PicManage/index.aspx