想选一个适合小型企业的文档管理工具
科技类的小公司,生产方面的主要文件就是机械、硬件、固件、软件之类的项目文档。这些是需要版本控制的。
其它方面的文档包括日常的票据、差旅安排、备忘、邮件等等。涉及到企业运作的所有方面。纸质的可以通过扫描或拍照方式建立电子索引,然后用档案柜实施归档。
网上似乎没有这类工具的横评,更不用提国内国外产品比较,开源、免费、一次性付费、定期付费等等的分类。
我的需求首先是需要方便通过数据库检索。应当有一个最基本的分类方式,就是每个文件的物理存储路径应该是透明的,通过某种自动或手动的方式分配地址。这样方便管理物理硬盘。在此基础上通过数据库建立多个维度的属性用来归档和检索,比如根据起止日期、根据文档扩展名、根据部门、根据人员权限神马的。
其次是方便管理,有时候这些属性可能会相互影响,比如原先只有三个部门,那么部门属性里面就有三个成员。每个文档的权限属性里面就都是对三个成员允许或禁止。现在添加了第四个部门,那么之前所有文档中都会新增第四个成员,到底默认是允许还是禁止,这个细节用什么样的策略管理……可能事情完全不是我想的这个样子,可能有更成熟的架构去达到同样的目的,愿闻其详。
方便管理还意味着任何员工不需要经过复杂的培训就可以在撰写、阅读、修改自己负责的文档之后顺手归档到服务器中。另外远程管理和脱机管理功能最好能有。如果员工出差在外,有网络的可以通过网络连接服务器,如果没有网络,也应当能有一个客户端缓存一下操作,待网络恢复后再自动同步。
最后是扩展性,企业将来发展大了,软件的规模和架构无法适应企业本身的架构,那么这个工具的供应商产品系列中是否有更高端的产品可供选用?企业当然希望可以通过增量升级方式来向下兼容以前的数据库,用最低的精力与财力成本实现无缝过渡。另外文档中蕴藏的潜在信息通过数据挖掘可以提供非常有价值的参考信息,可以帮助管理者更清晰地认识到企业历史与现状,实现更理性的、有前瞻性的决策。文档管理系统是否有这样的接口,与BI类的软件接驳实现这类数据分析?
不知有没有朋友做过这方面的调研?送100分欢迎讨论。