企业邮箱——业务邮件管理的好帮手

maxyouyu 2009-08-13 08:27:36
有很多企业经理都抱怨说,他们的业务邮件非常混乱,每个业务员都在使用个人的邮箱,什么163的、126的、gmail的、ymail的、sina的等等,什么样的邮箱都有,而且非常不易管理,把一个单分给一个业务员后,根本就不了解业务员与客户的沟通过程;而且业务员离职时,会把这些客户信息带走,对企业来说真是种损失,邮箱属于业务员的,在他的邮箱中可就倒不出来了。这能怪谁呢?只能说你们只看到结果,不注意过程,细节决定成败,那么多好用的工具,为什么不去用的?亡羊补牢,为之不晚。
    
  其实企业中使用个人邮箱有着种种的弊端:
    
  1、个人免费邮箱在安全性、稳定性、效率(通信的及时性)及可管理性等方面存在着极大的隐患与不便,例如邮箱空间是固定不变的,灵活性差。不少用户抱怨他们使用的免费电子邮箱不稳定,经常无法正常收发邮件,甚至丢信、删信的"意外"也时有发生。此外,免费邮箱内垃圾邮件泛滥,邮箱密码被窃取……由于邮件系统的问题而给企业带来巨大损失的案例屡见不鲜;
    
  2、企业的员工如果使用免费邮件,对业务往来的信息就无法管理,如果员工离职,对公司业务造成的影响也是显而易见的。因为信箱是员工个人的,在离职时不会交还公司,随业务往来的信件也就随员工的辞职而无法及时处理,所以造成的后果不可估量;
    
  3、使用公共邮箱不利于整个企业的统一形象和对外宣传。如果公司日常广告宣传及公司员工名片上出现的是类似"moumou@163.com"之类的免费信箱,则可能给人不太好的印象,用于公司商务活动显得不太妥当,有损于公司形象。
    
  企业在发展的初期,使用免费信箱是能够理解的,但从企业长远发展的角度来看,这种状况是令人担忧的。这不仅会造成公司业务信息的不安全,而且也容易造成业务邮件管理的混乱。
    
  企业邮箱是改变企业业务邮件混乱的好方法
    
  对外形象
    
  一个像“sales@sony.com”这样的符号并不仅仅只是一个现代企业必备的标识,更是代表了企业办公的方式和效率。拥有企业邮局能够给客户带来这样一种感觉:你的企业是一家规范化的、富有创新精神的现代企业。
    
  自主管理
    
  企业邮箱能够让企业自主的去管理邮箱系统,添加员工邮箱和邮件管理都是完全可控制的,不像那些大网站提供的免费个人邮箱,在个人邮箱提供商来说,企业和免费个人邮箱根本就是两码事,一点关系都没有,企业根本就没法管理邮件。
    
  邮件统一管理
    
  企业邮箱可以对企业的商务往来邮件进行统一的管理和全程的检测,对内,电子邮局系统将帮助员工更顺畅有效地交换信息协同工作;对外,它将帮助企业更好更便捷地与客户互相沟通,防止业务的流失。
  企业邮箱可以随时开设关闭员工信箱,当有员工离职时,就可以把他的邮箱给禁用,他根本就带不走企业邮件;并且企业邮箱一般都支持查看下属邮件的功能,这样对于员工和客户之间的联系,领导都能够很清楚的知道。
    
  安全可靠
    
  企业邮箱会采取强大的垃圾邮件过滤,实时监控查杀邮件病毒为企业用户打造安全纯净的信息环境。不管是谁的邮箱系统,只要你在网上公布了这个邮箱,那就会一定会受到垃圾邮件的困扰。如果每天收到的垃圾邮件过多,就会变成“从沙子里淘金”的情况,从一大堆邮件中挑选非垃圾邮件所花的时间就会很长,不得不说是个损失。病毒也是一个很大的威胁,每年总会有企业因为病毒导致了严重的损失。一个反病毒能力差的企业邮箱,将给企业带来严重的隐患。
    
  客户服务
    
  企业邮箱提供商会采用成熟、先进的技术,以及完备的产品质量保障体系,全面支撑业务发展。
    
  收费与免费
    
  一般的企业邮箱都是收费服务,一般都是按照使用人数和时间进行收费,各家企业邮箱提供商的收费标准都不一样,可以到企业邮箱的网站查一下收费的标准。都说“花钱买安心”,花钱了使用起来才安心,其实免费的企业邮箱也能提供很好的企业邮箱服务。目前市场上的免费企业邮箱主要有google企业管理套件、Windows Live 管理中心、积木无限邮等,google企业管理套件不支持“.cn”,对于使用顶级域名的朋友来说不能不说是个遗憾;Windows Live 管理中心,以前叫hotmail,是为微软所出,因为服务器不在中国大陆的原因经常会出现收发信不及时的情况,对用户来说很苦恼,比如有个业务急着回复,可客户就收不到,也只能干着急;令我佩服的是一家叫积木软件的公司,这是一家名不见经传的公司,没有名气,但是他们做事的认真态度非常让人折服,他们提供的免费企业邮箱名为积木无限邮,功能非常全面,重要的是他们的服务特别好,还有服务品质保障协议,我们在使用过程遇见不明白的地方,他们都能很耐心的解答,所以你们在使用过程中,凡是有问题,都可以和他们联系,不像有些厂商,一副爱用不用的态度,实在让我们怄火,所以大家在选择企业邮箱时,一定要注意他们的服务,服务不好,谁都不会开心。

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叶子 2009-08-15
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