OA的概念及发展趋势
OA （Office Automation）办公自动化的简称，是在70年代开始发展的一门综合性应用技术，是现代信息社会的重要标志。经过20多年的不断发展，技术也在不断更新，从传真机、打字机、复印机等的普遍使用到普遍使用电脑和打印机。在普遍使用电脑和打印机阶段，主要通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务信息等的管理。在这阶段通过使用网络（局域网），实现了硬件及软件资源的共享，如文件共享，打印机打印共享，网络数据库管理等的技术应用。
自20世纪90年代中期至今，互联网技术（Intranet、Internet） 在我国迅速发展和普及，把OA推上一个新的信息化发展台阶，标致新的OA概念------数字化办公 , 在新的OA概念中不同于传统的OA及MIS系统，它基于Intranet （内部网）的结构上，是信息化建设的基础，通过互连网Internet技术实现网上办公工的目的。新的OA系统的核心是软件，硬件是实现办公自动化的基础环境。数字化办公的特征是授权和开放，授权有利于信息的安全和分层使用，保障了数字化办公系统可使用性，通过开放，实现信息资源共享。
数字化办公是办公自动化(OA)发展的必然趋势，是电子管理，电子商务的发展要求。
信息时代的OA系统在企业的地位
人们对办公自动化（OA）一直以来都认为只是政府机关、大企业，大财团的事，在小型企业中这种误解更深，他们只考虑业务的问题，不注重内部基础设施的规划。实际上，在激烈的竞争的经济环境中，企业成功与否最终取决于企业人员是否可以快速、有效地协调作业。而OA系统是企业经营的重要部分，没有一个快速反应OA系统的协助，任何企业将难以获得长期的发展，依靠人工对信息的处理已经不合现时的信息处理。运用自动化办公系统不但可解放人力及办公时间，更使工作、生产效率得到进一步提高。在现时的企业中，有不少的企业已成功地实施OA，在经营数据的收集、分析、处理方面已实现了自动化并不断地深化OA的应用，在MRP或ERP系统的基础上引入互联网技术（Intranet、Internet）实现异地协同办公，为未来的无纸办公打下良好的基础，也接轨了未来全球一体化的理念。
在企业内OA有同的层次作用，OA是企业高层领导的决策支持系统，是各部门的信息管理系统，是企业各职员的个人的事务处理系统，这不同的层次作用总体地体现了企业经营和管理的规范化作业，有效地抑制人为因素给企业带来的灾难。因此，良好的OA系统是企业在现代信息社会生存中不可缺少的因素。
企业OA系统的实现
如何建立适合于企业的OA系统是OA系统实现的关键因素，而且OA这个概念在不同的时期有它不同的含义。要建立适合于企业的OA系统必需根据社会的发展方向制定。
在当今的信息时代信息的特点在于信息来自于文字、数据、视频、音频等多种媒体源，它是不断流动的，变化的，要把这些信息不断存储，分析，查询，统计等等。过去的电话通信，印章，文件下发、批复、归档，繁多的会议……已经无法满足我们对信息的需求。
因此现代OA基本构成如下：
1、硬件基本构成
计算机
网络系统
计算机外部设备
*OA是建在网络系统、计算机、计算机外部设备系统基础之上的应用.
2、OA的基本模块（以一OA系统为例）
收文处理子系统
发文处理子系统
信访管理子系统
会议管理子系统
文书档案管理子系统
电子公告子系统
电子秘书子系统
个人办公子系统
请示批复 子系统
交办汇报子系统
业务维护子系统
系统维护子系统
借助综合办公事务应用系统可以达到提高工作效率，减少工作失误；广开信息来源，减少纸张作业，实现资料共享,加强事后分析与监督能力。
开发的综合办公事务应用系统是一个通用系统，程序独立于数据，可以平滑移植。我们将分别对以上子系统的功能进行描述。
该系统拟采用世界上最先进的群件技术产品（Lotus Notes）作为开发平台，提供友好的人机界面和联机帮助信息，使用户操作简单，使用方便灵活。
系统自带工作流机制，它与操作系统及网络协议无关，提供与众多软件的接口，可连接各种类型的文件数据。因此，能方便的与其它软件系统相互连接。
对系统的安全性，Lotus Notes 提供了四级安全措施：验证、存取控制、字段级加密和电子签名。
验证：验证是保障某一用户身份被可靠认定的手段。在 Notes 中，验证过程是双向进行的，即，服务器要检验用户的身份，用户也要检验服务器的身份。无论何时用户和服务器或两个服务器之间开始通讯之前，系统都需要进行验证。
存取控制：存取控制表（ACL）规范了什么人可以以什么方式（例如，创建、读、写 、删除等）访问什么样的资源。ACL 控制的资源包括服务器、数据库、数据库内的文档和文档的字段。Notes ACL 包括下列层次：
储存者：储存者只能向数据库内写内容。
读者：只能读数据库的内容。
作者：作者可以创建新的文档和读其他文档，但是不能修改数据库中存在的文档。
编辑者：编辑者可以读、写和修改数据库中的文档。
设计者：可以更新或改变数据库的设计和结构。
管理者：管理者“拥有”数据库，并且可以对 ACL 增加或删除用户。
字段级加密：有时用户需要将文档的某些字段与一部分用户共享而限制另一部分用户 对这些字段的访问。加密采用了编码技术使得无法理解该文档相应字段的意义。
加密在四个层次上进行：
邮件级：个人邮件可以被加密。
网络级：网络侵入者看到的数据将是杂乱无章、无法理解的。
字段级：数据库可以设计成加密某些字段，这样只有指定的用户才能看到这些字段的正确内容。
数据库级：数据库的加密可以保护存放在本地硬盘上的文件信息不被别人窃取，因为只有持合法用户 ID 和口令的人才能正常地打开该数据库文件。
电子签名：用户希望他们收到的邮件确为邮件上的作者所发出，电子签名可以保障这一点。这是一种用户对用户的授权机制。这种机制还保障了邮件在传输过程中未被篡改 。
在系统维护子系统中，由于设置了数据的备份和恢复功能，使得系统的软、硬件在遭受大的损坏后，仍能恢复到正常状态。
本系统是一个公文系统，对数据的输入输出的精度要求主要表现在两个方面：其一是文件原件的扫描录入精度，它直接影响到文件原件图象的显示效果，经初步测试，采用适当分辨率的方式扫描，不但图象的显示效果良好，而且保持了原件原貌，且数据的存储量并没有显著提高；其二是文件图象的打印输出，原则上要采用性能较高的打印输出设备，才能得到满意的打印效果。
该系统运行在高性能的计算机网络系统上，单机的硬件指标较高，因此，在响应时间上能够满足我们的要求。
使用Lotus Notes开发的公文处理系统，每个数据库的容量最大为4GB，但我们采用的工作流的方式使的公文处理过程中的公文数据，在处理结束之后即可送归档数据库存档，归档数据库采用光盘存储和备份，可以保证系统的正常工作。
系统采用了模块化设计，各模块之间具有相对的独立性，便于系统的调试和维护。
对数据输入的过程中，系统设计采用了容错性侦错技术，可以保证输入数据的正确性。
Lotus Notes Clients及 Domino Server支持各种当今领先的硬件平台和操作系统。这使得用户不论在什么样的混合计算环境下，都可以很容易地跨越整个企业以及在企业之间进行通讯、合作、协调。Notes的用户可以自由地选择最适合于它们的信息系统运作的硬件和软件的解决方案，并保护他们在已有组织结构的投资。
-Domino 4.5服务器端支持的操作系统平台（Server Platform）
Windows NT(Intel and DEC Alpha)
IBM OS/2
IBM Aix
HP -ux
Sun Solaris (SPARC and Intel Edition)
Novell netware
Windows 95
-Notes Client Platform（客户端支持的操作系统平台）
Windows 95
Windows 3.1
Windows NT(Intel and DEC Alpha)
IBM OS/2
IBM Aix
HP -ux
Sun Solaris (SPARC and Intel Edition)
Mashintosh OS (Power PC and 68000)
