结构设计,高分求助

现在做一个教务管理系统(别人做的,很烂,修改中),其中涉及一点就是学校和各院系的数据交换,(开学新生名单发放,开课计划上交审批、发放,成绩上交等等).
学校和院系都装了sql server(我想以后考虑把院系的换成Access),学校和院系在不同的网段
我的想法是让各个院系直接去访问学校数据库，问题是：
1：到底该如何访问？
2：如果远程直接访问的话，安全性如何解决？
3：某院系如果有四千学生，用Access可以吗？