Office锦囊妙计大放送

seawind999 2004-08-14 06:37:52
Office锦囊妙计大放送

   在每一个版本的 Office 组件中,微软都会提炼出一些成熟的应用,并增加许多灵巧的功能。但 Office的许多强大功能大多数人都没有用到,如隐藏选项、未知功能以及快捷键等。在本文中将汇集一部分我们最心仪的技巧,包括 Word、office/9.shtml' target='_blank' class='article'>Excel、Outlook 和 PowerPoint。这些技巧可以让 Office 更强大、更高效、更易于使用,同时还可以将 Office 按自己意愿进行定制。无论你是用 Office XP 还是 Office 2003,都会在这里发现有用的技巧和窍门,它们可以帮助你更好地使用这套应用最广泛的办公组件。

放大与缩小   
  你可以用鼠标上的滚轮实现文档的快速放大与缩小。只需按住 Ctrl 键,向前推滚轮可以放大文档视图,向后则缩小。   

快速进行格式设定   
  我最喜欢的一个隐藏功能就是“格式刷”。这个画笔图标缺省就该出现在标准工具栏上。要将其添加到工具栏上,使用“视图”   “工具栏”   “自定义”,点击“命令”标签,在“类别”中找到“格式”,然后将“命令”中的“格式刷”图标拖到工具栏上。   
  当点击这个图标时,格式刷会将光标所处区域的文本格式复制下来。如果你选择整段或某个单元,点击格式刷图标,格式刷就会复制该段或该单元的格式。然后你可以简单地选中一块文档,即可将复制的格式“刷”过来。   
   双击格式刷图标,可以重复使用复制的格式,无需再作复制操作,直到按了 Esc 为止。   

更多的“文件”选项
   如果你在点击 Word 的“文件”菜单时按住 Shift 键(或在 Outlook 里写一封邮件时),菜单选项会有改变。菜单中会出现“全部保存”和“全部关闭”选项。在 office/9.shtml' target='_blank' class='article'>Excel 里,增加的选项只有“全部关闭”,而没有“全部保存”。

没有项目符号的行   
  当你在 Word 或 PowerPoint 中建立有项目符号或编号的列表时,可能会想让某一项前面没有符号。按 Shift-Enter 即可开始一个没有项目符号的新行,当下次再按 Enter 键时,增加的新行又有项目符号了。另一个有用的窍门:在 office/9.shtml' target='_blank' class='article'>Excel 里,可以按 Alt-Enter 在同一单元格里另起一行。   

用“自动更正”功能添加符号   

   Office 的“自动更正”功能可以自动地在文档中置放符号。以下是较有趣的一些:   

   (tm) 将更正为:TM   

   --> 将更正为:→   

   <-- 将更正为:←   

有关智能标记   
  智能标记最初应用于微软的 Office XP中,这是一个基于 XML 的小图标,当进行某种操作时,它会在数据的上、下方动态地显现。有些智能标记是与某种应用相关的,如 Excel 里的“股票符号智能标记”,有些与数据相关,如 Word 或 Outlook 里的名字或地址。最常见的是“粘贴选项智能标记”,它在任何 Office 应用中粘贴数据时都会出现。   
  要确认“智能标记”选项可用,在任何 Office 应用中的“工具”菜单中选择“自动更正”选项,点击“智能标记”标签。确认“给文字加上智能标记”框已被选中。下面有许多“识别器”,如地址、人名、时间等,以及一个“删除智能标记”的选项。记住这些选项可以影响所有带智能标记的 Office 应用。  
  粘贴选项:在任何 Office 应用中粘贴数据后,点击“智能标记”(看起来象一个剪贴板),将显示一个有多个格式化选择项的菜单,包括“匹配目标格式”(将按文档的格式对粘贴数据作格式化)和“保留源格式”(保留被粘贴数据在原文档中的格式)。   
  地址智能标记:有些智能标记的功能非常好用。例如,如果你在一个 Word 文档中输入 Outlook 联系人的姓名,一个智能标记会提供一些选项,如发送邮件、打开联系人(如果有)、插入地址、安排会议等。与地址相关的智能标记包括添加联系人等。   
  Excel 的错误检查:当一个单元格中输入了错误的函数以及公式时,Excel 中的错误检查智能标记就会出现。标记选项可以帮助用户发现计算中的错误,并且改正错误或改变查错选项。  
  其它智能标记:微软为开发人员提供了建立自己智能标记的 API。其它智能标记可以在网上找到。你可以在智能标记设置窗口中点击“其它智能标记”键获得其它可用智能标记清单。

快速访问常用文档
  你可以把常用文档放在 Word 的菜单条上,这样就不用到“文件”菜单里浏览一堆文件和文件夹了。这需要在 Word 的菜单条上增加一个“工作”菜单,到“视图”   “工具栏”   “自定义”中,选择“命令”标签,然后在“类别”的列表中选择“内置菜单”,接着从“命令”列表中找到“工作”并拖到 Word 菜单栏中的任意地方。然后从新菜单中选择“添加到‘工作’菜单”把一个文件名加到菜单里。要删除一个文件名时,只需要按一次 Ctrl-Alt 和减号(不是数字键盘的减号),然后再点击要删除的项。   

打开上次使用的文档   
  你可以在桌面上建立一个图标,它在启动 Word 时会自动打开上一次的文件。先在资源管理器里找到 Winword.exe(一般在 C:\Program Files\Microsoft Office\office/9.shtml' target='_blank' class='article'>OFFICE11 里),或者用“开始”菜单里的“搜索”选项找到它(在搜索工具里,可能需要打开“其它高级选项”,然后选中“搜索系统文件夹”和“搜索子文件夹”两条)。   
  找到 Winword.exe 以后,右击文件图标,拖到桌面上,然后选择“在当前位置创建快捷方式”。右键点击新的快捷方式图标,选择“属性”,进入“快捷方式”标签。在“目标”框里现有的文件路径后面,增加一个空格和 /mfile1。如果你想用键盘组合启动文件,还可以设定一个快捷键。设置完成后点击“应用”。回到“常规”标签中,给这个快捷方式起个名字,然后点“确定”完成全部设置。
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seawind999 2004-08-14
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使用“选择性粘贴”命令   
  当你把网页或其它文档的文本复制到 Word 文件中时,Word 会复制源文档页中的字体、颜色和字号。如果你想让贴过来的文档配合目标文档的格式,使用“编辑”   “选择性粘贴”,然后从中选择“无格式文本”。

按两个键完成段落移位   
  如果你需要把文档中的第二和第三段作交换,用不着浪费时间用鼠标拖着一整段文字到处移,只需要点击要移动的段落,按住 Shift-Alt 键,然后用方向键上下移动这一段。每按一次方向键都会使选定的段落向上或向下跳过一段。   

删除私人信息   
  Word 文档中含有隐藏的信息,可以提供有关你身份的信息,以及你用 Outlook 发邮件时接收人身份的蛛丝马迹。Word 97 甚至保留了修改文档的最后十个人的记录,包括很容易提取的电子邮件地址。未经修改的版本也藏在你的文件里。微软在它的网站上发布了一个“Remove Hidden Data”工具,它可以去除文档里的私人信息,但它使用很繁琐,也不能去掉所有的身份信息。有一个办法可以在公开发布 Word 前进行彻底地清理,那就是用写字板将文件打开(写字板在“开始”   “所有程序”   “附件”中),然后保存成 RTF 格式。(Word 虽然也能保存为 RTF 格式,但没有去除所有隐藏信息。)文件保存之后,可以将文件的扩展名从 .rtf 改为 .doc。
  你可以只按几个键就在 Word 或 Outlook 文档页上画一条线。连续输入三个短横线再按 Enter 就是一根普通线,三个下划线再按 Enter 就是一根粗线,如果按三个等号再按 Enter 就是一根双线。(必须在行首输入)   

Word 内置的计算器   
  你知道可以在 Word 的工具栏或菜单上增加计算器项吗?进入“视图”   “工具栏”   “自定义”中,选择“命令”标签,在“类别”清单里找到并点击“工具”,在“命令”列表里选择“工具计算”,将其拖到一个工具栏或下拉菜单上。在工具栏或菜单上释放该命令后,立即右击该命令,从弹出菜单中选择“更改按钮图像”,从中选择那个小计算器图标。   
  还可以在同一个弹出菜单里设定其它内容,如是否显示文字、图标,还是两者都显示。现在,在 Word 文档里输入一个简单的算式(如 33+2),使其高亮显示,然后点击刚设好的新图标或菜单项。再按一下 Ctrl-V,计算结果就代替了原算式。注意,计算结果是显示在窗口底部的状态行上。

控制语法检查线和智能标记   
  有些功能号称是起帮助作用,但实际上却经常惹人厌烦。比如 Word 在文字下面加的那些弯弯曲曲的红绿线。它们原来是要指出拼写或语法错误,但却经常指示错误或指示不当。要关掉这些线,从“工具”菜单中选择“选项”,选择“拚写和语法”标签,去掉“键入时检查拚写”和“键入时检查语法”的选择。   
  同样,在日期、电话号码、转贴的文字等旁边出现的智能标记也会让人分心。从“工具”菜单的“自动更正选项”中选择“智能标记”标签,关掉其中的某一个或所有的智能标记。   

修改难对付的格式   
  是不是遇到过死活改不了格式的时候?你可以用一个方法快速地去除所有格式:选择整个文本后,按 Ctrl-Shift-N。   
  另外,还可以使用 Word 的“显示格式”窗格来修改格式。在 Word 2003 中按 Shift-F1,在 Word 2002 中从“格式”菜单中选择“显示格式”。  
  当你点击有下划线的链接时,一个选项对话框将显示出可以修改的设置。选中“基于所用格式定义样式”,你可以查看格式是直接应用的还是通过一种样式应用的。   
  你还可以看到哪种格式用到了哪些段落上。在“视图”菜单下选择“普通”或“大纲”,然后从“工具”菜单中选择“选项”,进入“视图”标签,在“样式区宽度”边上的框内输入一个大于 1.25 厘米的值。则在窗口的左边会显示每一段落对应的样式。   

点击状态栏
  除非你在“工具”   “选项”   “视图”里把状态栏关掉,否则它总是显示在 Word 窗口的下面。显示的信息包括当前页和当前行等。可以双击页号和行号,调出“定位”窗口。   
  其它可以点击的状态栏项目有:双击“录制”可以调出“录制宏”窗口;双击“修订”开始记录修改内容;双击“扩展”可以扩展选择;双击“改写”在插入模式和改写模式间切换。也可以右键点击某些项,调出相应的选项菜单。  
  
自定义自动图文集
   你可能已经注意到 Word 能自动完成某些短语,如“Best Wishes,”。这个列表可以自己定义,让 Word 只完成你定义的短语。从“工具”菜单中选择“自动更正选项”,进入“自动图文集”标签。删除你不打算保留的项,然后把你常用的名字和短语加到里面,如自己的姓名、公司或地址等。

并排对照两个文档
  在 Word 2003 中,你可以把两个文档并排进行比较。先打开两个文档,然后从一个文档的“窗口”菜单中,选择“并排比较”命令。如果你只打开了两个文档,则该命令自动比较这两个文档。如果你打开了三个以上的文档,则你必须选择一个与当前文档作比较。   
  接着会出现一个有两个按键的活动工具条。当左边按键被按下时,两个文档将会同时滚动。按下右边的按键则回到开始比较时光标所处位置。

更智能的导航功能
  很多 Word 用户都知道右侧垂直滚动条下方的上、下双箭头可以用作上、下页的翻页。但很少有人知道两者间的圆点图标(名叫“选择浏览对象”)的用途,它可以让你改变双箭头按键的功能,以及 Ctrl-PgUp 和 Ctrl-PgDn 组合键的功能。例如,你可以点击圆点图标后选择“按标题浏览”,则再点上、下双箭头就会跳到前一个、下一个标题。其它可选的浏览方式有:按脚注、尾注、批注、图形或表格。

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